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我如何管理数字资料

我们每一个人基本上都会有很多种移动设备,也会遇到很多问题,比如密码太多了记不住,以及密码很弱不安全,设备丢失导致的文件丢失,以及跨设备工作不方便等等。
下面我将尝试着介绍一下我是如何管理我的密码,以及文件同步和备份。以下内容只针对于个人非商业用途。

密码

作为一只网虫,我会注册很多网站,因此会有很多账户和密码。那么问题来了:

  • 如果所有的账户使用同样的密码必然是不安全的
  • 如果密码使用一些有规律的密码也是不安全的,比如与自己个人信息相关,
  • 如果长时间不更换密码不安全
  • 如果密码多了,就很难记忆,也很容易忘记
  • 在不同的设备上总是不停的输入各种密码是很麻烦的

如何解决这些问题呢?有很多密码工具可以帮助我们解决这些问题。下面推荐两种:

推荐的工具

1password

需要付费订阅。1Password 是一个由 AgileBits 公司开发的密码管理软件。它能用来存放各种不同的密码,除普通登录密码,信用卡、软件许可证等敏感信息也可一同存放在PBKDF2加密的虚拟保险箱里,由主密码保护。

LastPass

有免费的版本。LastPass是一款Freemium的跨平台在线密码管理工具。旨在通过将用户的密码集中在云端以解决密码疲劳。LastPass使用Web界面为基础,但还提供使用于许多现代浏览器的插件和小书签。

我是如何做的

我使用的是1password,简单说一个1password的使用场景。

在Dell笔记本上创建了一个Twitter账号之后,将密码保存到1password上,当我想在Mac上访问Twitter的时候(使用chrome浏览器),我可以通过1password的插件获取密码登录。当我想在Android手机上的Twitter App上登录的时候,我可以通过1password工具获取密码登录。

1password支持跨平台和自动同步密码,还可以检查网站是否安全以及多个账户是否使用同一个密码等。

使用了1password之后,我自己都不知道自己账户的密码是啥了,都是生成的随机字符串。

文件

虽然我不是一个正儿八经的摄影爱好者,但是也喜欢随手拍拍。那么问题来了:

  • 手机的存储空间再大,总会被耗尽的。
  • 手机有可能丢失,丢失之后数据就完全没了。
  • 手机有可能坏,坏了之后数据也可能会丢失。

我会经常使用Word写一些文档之类的东西,或者使用Excel制作表格,或者使用一些工程类的源文件。问题主要是:

  • 如果将文件存放在本地,换一台电脑上使用的时候就会很不方便。
  • 在我正在写东西的时候,电脑或者应用突然崩了。
  • 小概率事件,硬盘损坏了。

对于照片、视频以及文件这一类的资料同步/备份,通常会在云端备份或者本地备份。推荐以下的工具/服务。

推荐的工具/服务

OneDrive

OneDrive,全名Microsoft OneDrive,前称Windows Live SkyDrive,是微软所推出的网络硬盘及云端服务。用户可以上传他们的文件到网络服务器上,并且透过网络浏览器来浏览那些文件。更可直接编辑和观看Microsoft Office文件。同时推出同步上传软件,可于电脑直接访问和同步文件。另外,OneDrive并允许用户透过Microsoft Account来限制不同的用户访问文件,允许用户决定是否将文件与公众分享,或是限于联系菜单上的人才能访问;而对所有人公开的文件则不需要Microsoft Account即可访问。

OneDrive与Windows 10和Microsoft Office的集成体验非常好。如果使用Windows 10,可以很方便地将照片、文件拖拽到OneDrive中。如果购买了Office 365,还可以使用office的自动保存功能,编辑中的文件就可以自动保存到OneDrive中。

当跨平台的使用的时候,OneDrive提供了多种客户端。在手机端上还有照片自动上传功能。

iCloud

iCloud是苹果公司所提供的在线同步存储服务和云端计算服务,初始空间有5GB,可以购买存储空间。用户能在iCloud中存储音乐、照片、App数据、文件、联系人和日历等,并将无线推送到用户所有支持iCloud同步的设备上,而不用使用连接线来同步。iCloud现在可以存储第三方应用的数据并同步苹果设备上。

如果使用Apple全家桶的话,这是绝配。iCloud能够很方便的备份应用数据,照片等资料。

NAS

网络附加存储(英语:Network Attached Storage,缩写:NAS),是一种专门的数据存储技术的名称,它可以直接连接在电脑网络上面,对异质网络用户提供了集中式数据访问服务。

市面上主要的两种NAS品牌:Synology和QNAP。QNAP的性能更高,Synology的用户体验更好。

如何选择?

在我的观点中,将数据保存到哪里,大致取决于两点:

  1. 能否接受数据丢失?如果不能接受数据丢失,最好的便是使用云服务,或者NAS做RAID。
  2. 能否接受数据泄露?如果不能接受数据泄露,最好的便是使用NAS,或者把文件加密之后再保存到云上。

我是如何做的

  • 使用Office 365家庭版。
    Office 365会赠送1TB的OneDrive存储空间。在我使用PPT、Excel以及Word的时候,我会将“自动保存”功能打开,然后我做的东西就会自动保存到OneDrive中。我们会给客户做一些小故事的分享,通常就是下班之后在家做但是我又不喜欢将公司的电脑带回家(公司的电脑就做工作相关的事情,个人学习还是比较喜欢用自己的电脑),我可以在做PPT的时候,PPT会自动保存到OneDrive上,第二天分享的时候,可以在公司的电脑上从OneDrive下载已经做好了PPT,或者直接使用Office Online展示。

    我也会把一些清单做成Excel,即使没有电脑的情况下,我也可以在手机通过“office”应用去查看清单,也可以编辑。

  • NAS
    我有两台NAS,一台专用于vSphere虚拟化环境,一台就是自己平时使用。照片、文件以及笔记都会放在自己平时使用的NAS上。

    我比较喜欢使用BoostNote做笔记,主要记录在工作中或者学习中遇到的问题,在Mac和Windows 上都安装了Synology Drive用来同步一些笔记,这样我家或者公司都能够找到这些笔记,还可以查到历史版本。

    手机上使用Synology Drive来查看文件,使用Synology Moments来同步手机里面的视频和照片到NAS上。想重置手机就重置手机,重要数据都已经备份了。

    我Dell笔记本上的资料盘直接备份到了NAS上,即使重置了电脑也不会担心文件丢失。

    同时我也会把NAS上的照片同步到OneDrive上,这样我就可以通过Windows 10自带的“照片”应用浏览和照片。
    我会将个人比较重要的文件加密备份到Synology C2上。

不推荐的备份工具和服务

  • 百度网盘。速度慢以及我对它完全不信任。
  • 移动硬盘/U盘。我认为,移动硬盘或者U盘这一类的设备只是一个临时的传输设备。移动存储设备容易丢失以及损坏。